Vaš mobilni telefon može biti vaš najbolji saveznik za veću produktivnost u kancelariji... ili glavni krivac za uništavanje vašeg dana. Razlika nije u uređaju, već u načinu na koji ga koristite.broj instaliranih aplikacija, organizacija ekrana, postavke obavještenja, baterija, veza i, prije svega, vaše navike.
Posljednjih godina objavljene su studije i uočene su stotine slučajeva iz stvarnog svijeta u kompanijama svih vrsta, a svi ukazuju na isti smjer: Nekontrolisana upotreba pametnih telefona i digitalnih alata izaziva prekide, mentalni umor i osjećaj da ne stižemo nigdje.Dobra vijest je da, uz nekoliko dobro promišljenih odluka, vaš mobilni telefon može postati pravi alat za produktivnost u kancelariji.
Tamna strana mobilnih telefona na poslu: digitalni umor i gubitak koncentracije
Kada govorimo o produktivnosti, obično mislimo na loše upravljanje vremenom ili klasično odugovlačenje "uradiću to kasnije"Ali sve je više dokaza da problem leži negdje drugdje: preplavljeni smo online aplikacijama i alatima.
Studija platforme za upravljanje projektima Lokalise, provedena s više od 1.000 uredskih radnika u Sjedinjenim Američkim Državama, identificirala je fenomen nazvan „Umor od online alata“ ili umor od prekomjerne upotrebe digitalnih alataKada svakodnevno kombinujete nekoliko aplikacija za razmjenu poruka, e-poštu, menadžere projekata, sisteme podrške i bezbroj drugih platformi, navodno povećanje efikasnosti postaje prepreka.
Prema rezultatima te ankete, mnogi zaposleni pate stalni prekidi koncentracije svaki put kada se pojavi obavještenjePoruka stiže u korporativnu aplikaciju ili se pojavljuje "hitna" e-pošta. Mozak je prisiljen stalno mijenjati kontekste, što otežava ulazak u stanje duboke koncentracije.
Podaci su jasni: 17% ispitanika priznaje da Prebacivanje između kartica, aplikacija ili platformi više od 100 puta u jednom danuViše od polovine (56%) kaže da ovaj zamor od alata - pored obavještenja - negativno utiče i na njihovu koncentraciju i na produktivnost.
Ako se ovaj "ples aplikacija" kvantificira, stvari postaju još upečatljivije: Zaposleni gube u prosjeku 51 minut sedmično samo prebacujući se između aplikacijaA 22% priznaje da se ovo vrijeme vrtoglavo povećava na preko dva sata sedmično. Možda se čini kao mala količina, ali ako to pomnožite sa svim zaposlenima i punom radnom godinom, lako se prevodi u između jedne i dvije i po sedmice neproduktivnog vremena po osobi.
Veliki dio ovog izgubljenog vremena povezan je s brojem alata koji se istovremeno koriste. 55% učesnika kaže da Svakodnevno radi s tri do pet različitih aplikacija.Dok 31% koristi između šest i deset u svojoj redovnoj rutini. Što više komada stavite na sto, to vam je potrebno više mentalne energije da biste ih upravljali.
Ako pogledamo koji alati oduzimaju najviše vremena, brojke govore same za sebe: E-pošta čini 47% vremena provedenog na „alatima za produktivnost“Nakon toga slijedi profesionalna razmjena poruka (Slack, Teams, Discord, itd.) sa 35%. Videopozivi, iako se često doživljavaju kao najveći kradljivci vremena, zauzimaju treće mjesto sa 22%. Iza njih, sa procentima ispod 17%, slijede kalendari, sistemi za pohranu u oblaku (Google Drive, Dropbox, OneDrive, itd.) i platforme za podršku i upravljanje poput Asane, Jire, Zendeska ili Salesforcea.
Sa psihološke tačke gledišta, Ponavljano prebacivanje između aplikacija ima vrlo sličan učinak kao i stalno obavljanje više zadataka istovremeno.Svaki put kada promijenite vizualno okruženje, raspored dugmadi ili način interakcije, vašem mozgu je potrebno nekoliko sekundi (ili minuta) da se "ponovno prilagodi". Ovaj poremećaj vaše koncentracije iscrpljuje, uzrokuje mentalni umor i znatno otežava povratak u stanje protoka nakon što ste prekinuti.
Šta čini mobilni telefon zaista produktivnim za kancelariju
Pored aplikacija, sam uređaj čini razliku. Pametni telefon koji radi na ispušne plinove postaje stalno usko grloZamrzava se, usporava, treba dugo vremena za otvaranje dokumenata ili prebacivanje između aplikacija. Sve se to pretvara u mikroprekide koji, kada se akumuliraju, troše vrijeme i strpljenje.
Jedan od ključnih elemenata je RAM memorijaOvo je odgovorno za obradu informacija iz aplikacija koje imate otvorene. Za multitasking (e-pošta, razmjena poruka, preglednik, neki uredski alati i možda aplikacija za projekte), Sa 3 GB RAM-a ili više, telefon može funkcionirati prilično glatko.Ako vaš uređaj radi na ispušne plinove, pogledajte savjete za da bi mobilni telefon radio mnogo glatkijeOdatle, sve što dodate - ako koristite mnogo zahtjevnih aplikacija ili video poziva - dat će vam više prostora za manevar tako da se ništa ne zaglavi u "razmišljanju" s vremena na vrijeme.
Druga osnovna tačka je interna memorija ili ROM namijenjena za pohranuZa mobilni telefon koji se koristi kao radni alat, 32 GB je danas praktično minimum prihvatljiv, uz stalno oslanjanje na pohranu u oblaku i, ako je moguće, microSD karticu za manje kritične datoteke. Ako vam ponestane prostora, sistem će početi da se usporava i nećete moći da sačuvate dokumente ili ažurirate aplikacije kada je to potrebno.pogotovo ako ne izbjegavate Uobičajene greške prilikom podešavanja mobilnog telefona.
Baterija je treći ključni tehnički faktor. Nema mnogo koristi od snažnog telefona ako već do sredine jutra očajnički tražite utičnicu. Baterija od najmanje 3.000 mAh pruža razumnu osnovu za tipičan radni dan.Međutim, stvarna potrošnja energije zavisiće od svjetline ekrana, vrsta aplikacija koje koristite, vaše podatkovne veze i mrežne pokrivenosti. U radnim okruženjima izvan kancelarije, kvalitetna eksterna baterija može biti gotovo neophodna. Nadalje, možete rasporedi automatsko uključivanje i isključivanje kako biste uštedjeli energiju tokom perioda kada vam uređaj nije potreban.
Uz specifikacije, ulogu igraju i sljedeći faktori: aplikacije s kojima odaberete raditi i kako ih kombinirateDanas postoji aplikacija za gotovo svaku potrebu, ali to ne znači da ih morate sve instalirati. Idealno bi bilo da vaš poslovni telefon bude zasnovan na malom, koherentnom i dobro odabranom ekosistemu, a ne na ladici nepovezanih alata. Sljedeći korak je učenje kako... automatizirajte svoj mobilni uređaj da se eliminišu repetitivni zadaci.
Ključne aplikacije koje će vaš mobilni telefon pretvoriti u alat za produktivnost
Ako želite da vaš pametni telefon funkcionira kao mini-ured u vašem džepu, potrebno je dobro pokriti nekoliko osnovnih kategorija. Ideja nije instalirati desetine aplikacija, već odabrati one koje zaista dodaju vrijednost..
Za upravljanje zadacima i projektimaPostoje vrlo sveobuhvatna rješenja koja se prilagođavaju i individualnom i timskom radu. Alati poput Asane ili Trello-a vam omogućavaju da... Centralizirajte svoje obaveze, dodijelite odgovornosti, postavite rokove i pratite napredak zadataka s bilo kojeg uređajaAko se vaš svakodnevni život vrti oko koordinacije projekata s drugim ljudima, činjenica da vam je sve pri ruci i dostupno s vašeg mobilnog telefona sprječava vas da preskačete između e-mailova, bilješki i razasutih poruka.
U oblasti društveni mediji i marketingAko istovremeno upravljate više računa, aplikacija poput Hootsuitea je posebno korisna. Pomoću ove vrste alata možete Zakažite objave, pratite spominjanja i odgovarajte na poruke s različitih mreža bez potrebe da otvarate svaku aplikaciju zasebno., što znatno smanjuje izgubljeno vrijeme.
Za interna i eksterna komunikacija, aplikacije poput Skypea, Slacka, Microsoft Teamsa ili Discorda omogućavaju objedinite chat, pozive i, u mnogim slučajevima, video pozive i kanale s timskom tematikomPostavljanje ovih alata na vaš pametni telefon – kada radite na daljinu, posjećujete klijente ili provodite dio dana daleko od svog stola – osigurava da ostanete dostupni bez oslanjanja na računar.
La upravljanje dokumentima To je još jedan klasik za mobilni rad. Pomoću aplikacija poput Google Docs, WPS Office ili Polaris Office, možete Otvarajte, uređujte i dijelite gotovo svaku tekstualnu datoteku, proračunsku tablicu ili prezentaciju sa svog telefona.Povezani sa uslugama u oblaku poput Google Drivea ili Dropboxa, oni znatno olakšavaju saradnju sa različitih uređaja i sa više osoba istovremeno. Također možete Štampajte dokumente sa svog mobilnog telefona na WiFi štampač kada vam zatreba.
Za zadatke ponavljajućeg kucanja postoje specifični uslužni programi poput Text Expandera i ekvivalentne izvorne funkcije na nekim sistemima. Ovi alati vam omogućavaju da Duge tekstove (uobičajene odgovore, standardne paragrafe, potpise) spremite pod skraćenicama koje se automatski proširuju.Na mobilnim uređajima, gdje je tipkanje sporije nego na fizičkoj tastaturi, ovaj trik štedi mnogo vremena, kako u aplikacijama za e-poštu, tako i u aplikacijama za razmjenu poruka.
Ne smijemo zaboraviti Aplikacije za brzo bilježenje i ličnu organizacijuAlati poput Google Keepa, Evernotea ili ekvivalentnih aplikacija ugrađenih u sam sistem omogućavaju vam da u hodu zapisujete ideje, liste ili važne podatke i da ih sinhronizujete sa računarom. Ključno je ne oslanjati se na pamćenje i sve zabilježiti u jednoj referentnoj tački..
Konačno, ako vam je potrebno striktno praćenje vremena, bilo za vlastite performanse ili za upravljanje timovima, postoje aplikacije za praćenje vremena poput Toggl-a, Hubstaff-a ili TimeCamp-a. Pomoću njih, Možete mjeriti koliko vremena posvećujete svakom zadatku, projektu ili klijentu putem svog pametnog telefona., pa čak i generirati korisne izvještaje za obračun plaća, naplatu ili analizu opterećenja.
Organizujte svoj početni ekran: manje haosa, više brzine
Nije važno da li imate najbolji mobilni telefon na tržištu: Ako svaki put kada želite otvoriti aplikaciju morate je tražiti među pet ekrana punih ikona, gubite vrijeme i mentalnu energiju.Dobar dio mobilne produktivnosti jednostavno zavisi od toga kako organizujete svoj početni ekran.
Ne postoji jedinstvena struktura koja funkcioniše za svakoga, ali postoji vrlo koristan princip: Početni ekran treba da sadrži samo aplikacije koje koristite više puta dnevno.Obično ćete pronaći e-poštu, aplikaciju za korporativno slanje poruka, kalendar, preglednik, kameru, bankarske aplikacije ako su vam često potrebne i društvene mreže koje su vam najvažnije za posao.
Preostale aplikacije mogu biti prebačene na sekundarni ekrani ili tematske mapeNa primjer, možete grupirati sve svoje aktivnosti u slobodno vrijeme (igre, videozapise, muziku) ili sve manje važne društvene aktivnosti i ostaviti ih dostupnima samo jednim dodirom. Ovo smanjuje iskušenje da otvorite Instagram ili igru "samo na trenutak" dok ste usred dana.
Još jedan kriterij koji dobro funkcionira je grupiranje po kategorijama - produktivnost, komunikacija, arhiviranje, financije itd. - iako neki ljudi preferiraju Organizirajte aplikacije po boji ili fiksnoj poziciji za gotovo automatski pristupVažno je da na prvi pogled znate gdje se šta nalazi i da ne morate stati i razmišljati.
Također uzmite u obzir dok ili donja traka za brzi pristupTaj prostor, koji je uvijek vidljiv čak i kada mijenjate ekrane, neprocjenjiv je za vaše četiri ili pet najvažnijih aplikacija (npr. telefon, poruke, e-poštu, kalendar). Svaka sekunda koju uštedite izbjegavanjem nepotrebnog skrolovanja čini razliku kada istu radnju ponavljate desetine puta dnevno.
Vodite računa o bateriji kako bi vaš mobilni telefon mogao pratiti tempo kancelarijskog posla
Telefon koji se isprazni kada vam je najpotrebniji prava je smetnja. Zato je, pored odabira modela s dovoljnim kapacitetom, dobro slijediti nekoliko jednostavnih smjernica. Mnogi brendovi već uključuju softver za optimizaciju energije koji zatvara aplikacije u pozadini ili prilagođava procese; ako vaš uređaj to nema, možete koristiti aplikacije trećih strana, ali nemojte ih pretjerivati kako biste izbjegli problem "previše alata".
Ekran je jedan od najvećih potrošača energije. Podesite Održavajte svjetlinu na razumnom nivou i izbjegavajte nepotrebno ostavljanje ekrana uključenim. To pravi veliku razliku. Igre, video i fotografija su također zadaci koji jako intenzivno troše bateriju, pa je vrijedno pratiti koliko vremena provodite na njima tokom dana i paziti da ne ostavljate kameru ili druge aplikacije koje intenzivno koriste resurse da rade u pozadini.
Druga ključna tačka je lokacija ili GPSNeke aplikacije apsolutno zahtijevaju usluge lokacije, ali njihovo ostavljanje aktivnim cijeli dan iz navike rezultira značajnom dodatnom potrošnjom baterije. Aktiviranje samo kada su vam potrebne jednostavan je način da produžite vrijeme korištenja bez žrtvovanja njihovih prednosti kada su vam potrebne.
u automatsko ažuriranje aplikacija Mogu doći do porasta napona u najgorem mogućem trenutku, baš kada koristite mobilne podatke ili kada vam je baterija slaba. Postavljanje preuzimanja samo putem Wi-Fi mreže ili u određeno vrijeme sprječava iznenađenja i male poraste korištenja koji ne doprinose vašoj trenutnoj produktivnosti.
Na kraju, vrijedi zapamtiti da Prekomjerna toplina skraćuje vijek trajanja baterije i može utjecati na performanseOstavljanje telefona na suncu, na kontrolnoj ploči automobila ili u blizini izvora topline duži period nije dobra ideja. Ovo je vrlo uobičajeno ljeti i često dovodi do neobičnog ponašanja baterije uzrokovanog vrućinom.
Prednosti korištenja mobilnog telefona kao alata za produktivnost u kancelariji
Kada se pravilno koristi, pametni telefon nudi niz prednosti koje je teško usporediti s bilo kojim drugim uređajem. Prva je... fleksibilnost i mobilnostMožete obavljati ključne zadatke praktično s bilo kojeg mjesta, u bilo koje vrijeme. Više nije obavezno sjediti ispred kancelarijskog računara da biste obavili posaoČekanje u sobi, putovanje javnim prevozom ili pauza između sastanaka mogu se iskoristiti za provjeru e-pošte ili zatvaranje neriješenih pitanja.
Druga velika korist je gotovo trenutni pristup informacijamaSa samo nekoliko dodira možete pristupiti ažuriranim podacima, dijeljenoj dokumentaciji ili izvještajima u oblaku. Ovo je posebno vrijedno kada trebate donositi brze odluke na osnovu nedavnih informacija.bez čekanja da stignete do svoje fiksne radne stanice ili uključite laptop.
Na polju interna komunikacija i saradnjaMobilni telefon objedinjuje pozive, poruke, video pozive i alate za saradnju u jednom uređaju. Ovo olakšava timovima koordinaciju čak i kada rade u različitim gradovima ili zemljama. Informacije brže teku, a vrijeme čekanja na odgovore se smanjuje.
Također postoji zanimljiv utjecaj na upravljanje troškovima i resursimaKorištenjem pametnih telefona – često vlastitih uređaja zaposlenika u BYOD modelima – mnoge kompanije smanjuju potrebu za kupovinom druge specijalizirane opreme. Nadalje, zahvaljujući video pozivima i virtualnim sastancima, Neki fizički pokreti su smanjeni, što rezultira uštedom u putovanju i vremenu..
S druge strane, aplikacije od evidencija vremena i kontrola rasporeda rada Omogućavaju zaposlenima da se prijavljuju i odjavljuju putem mobilnih telefona, generirajući zapise koji se pohranjuju u oblaku i mogu se lako pretvoriti u pravne ili interne izvještaje. Ovo olakšava usklađenost s propisima i izbjegava mnogo složenije ručne papirološke procese.
Mobilni telefon je takođe moćan alat za obuka i kontinuirani profesionalni razvojOd specijaliziranih podcasta do online platformi za kurseve, možete nastaviti učiti i tokom slobodnog vremena. Ovaj stalni pristup znanju olakšava vam da budete u toku sa svojim znanjem u vašoj oblasti, što je ključno za srednjoročnu i dugoročnu produktivnost.
Rizici i negativni efekti nepravilne upotrebe mobilnih telefona na poslu
Sve navedeno ne negira činjenicu da, ako se zloupotrebljava, pametni telefon može postati direktan neprijatelj vaših performansi. Prvi problem je stalne distrakcije uzrokovane obavještenjima, društvenim mrežama i aplikacijama koje nisu povezane s poslomSvaki zvuk ili vibracija zahtijeva vašu pažnju, čak i samo na sekundu, i odvlači vas od zadatka koji obavljate.
Jednostavnost obavljanja više zadataka istovremeno podstiče Multitasking, koji se u stvarnosti obično prevodi u skakanje s jedne aktivnosti na drugu bez pravilnog završetka bilo koje od njih.Kratkoročno gledano, to može ostaviti utisak da napredujete mnogo, ali dugoročno gledano negativno utiče na koncentraciju, povećava greške i ostavlja utisak da zapravo niste ništa važno završili.
Još jedan efekat koji treba uzeti u obzir je Naprezanje očiju i glavobolje uzrokovane dugotrajnim gledanjem u ekranPogotovo ako radite pod jakim osvjetljenjem, u slabom ambijentalnom osvjetljenju ili u nezgodnim položajima. Ovaj umor ne samo da utiče na vaše blagostanje, već i smanjuje vašu motivaciju za nastavak rada i obično pogoršava kvalitet vašeg rada.
Na emocionalnom nivou, pretjerana upotreba mobilnih telefona može dovesti do pojava kao što su nomofobija, iracionalni strah od ostajanja bez telefonaTaj osjećaj da bi se, ako nemate uređaj sa sobom ili ako vam je baterija prazna, moglo dogoditi nešto ozbiljno stvara anksioznost, stres i stalni osjećaj budnosti koji je vrlo iscrpljujući.
Kako produktivno i zdravo koristiti pametni telefon u kancelariji
Ključ nije demonizirati mobilne telefone, već postaviti jasna ograničenja. Prvi korak je Definišite kada i u koju svrhu ćete koristiti svoj pametni telefon tokom radnog dana.Na primjer, možete rezervirati vremenske intervale za provjeru e-pošte i poruka, umjesto da budete u toku sa svakom obavijesti u stvarnom vremenu.
Da bi ovo bilo moguće, neophodno je Onemogućite ili filtrirajte obavještenja iz svih aplikacija koje nisu neophodne za vaš posao.Mnogi alati vam omogućavaju da utišate obavještenja, aktivirate režime "ne uznemiravaj" ili prilagodite koje vrste poruka vas mogu prekinuti. Što manje buke imate, lakše je ostati fokusiran.
Osim toga, preporučljivo je oslonite se na dobro odabrane aplikacije za produktivnost (liste zadataka, kalendare, voditelje projekata) i izbjegavajte instaliranje dupliciranih rješenja koja rade istu stvar na hiljadu različitih načina. Pojednostavljeno digitalno radno okruženje pomaže u smanjenju zamora alata i čini vaš svakodnevni rad predvidljivijim.
Ne zaboravite na pauze. Ustajanje, skretanje pogleda s ekrana i povremeno kretanje pomaže u smanjenju umora očiju i mentalnog umora.Iskoristite te trenutke da se isključite iz mobilnog telefona, čak i nakratko, umjesto da ostanete ovisni o drugim zabavnim aplikacijama.
Ako radite na daljinu ili koristite pametni telefon izvan ureda, pokušajte tražite okruženje koje potiče koncentraciju, uz što manje vanjskih prekidaNije isto odgovarati na e-mailove na bučnom i stimulativnom mjestu kao na relativno mirnom mjestu gdje možete slušati svoje sagovornike i jasno razmišljati, a kada je to moguće, Korištenje Androida s tastaturom i mišem da se postigne stvarna produktivnost.
Uzimajući u obzir sve ove faktore - tehničke specifikacije, odabir aplikacija, organizaciju telefona, upravljanje obavještenjima, trajanje baterije i navike korištenja - postaje sasvim jasno da pametni telefon može biti i snažan pojačivač produktivnosti i gubitak vremena. Kada ga tretirate kao radni alat, odaberete nekoliko dobro integriranih aplikacija, organizirate ekran za brz pristup osnovnim stvarima, upravljate trajanjem baterije i postavite zdrave granice za ličnu upotrebu, postavljate temelje da taj uređaj koji uvijek nosite sa sobom prestane da vas ometa i postane prava podrška za bolje performanse u kancelariji. Podijelite ovaj vodič i više korisnika će znati kako koristiti korisne mobilne alate za kancelariju.